فرض کنید می­خواهید نامه یا ایمیلی را برای 100 نفر تهیه کنید که متن مشترکی دارد اما مثلاً باید نام گیرنده و آدرس و ... در هر نامه فرق داشته باشد. به عنوان مثال وقتی شما مسئول آموزش یک اداره هستید و می­خواهید دعوتنامه برای حضور در کلاس یا گواهی حضور یا گذراندن دوره را تهیه کنید.  یا فرض کنید در یک کتابخانه یا انبار کار می­کنید و می­خواهید برچسب­هایی برای تمامی کتاب­ها یا وسایل موجود تهیه کنید که در تمام برچسب­ها مثلاْ سه عبارت "نام قطعه"،"شماره قطعه"، "نام کارخانه" مشترک و مشخصات هر قطعه متغیر باشد.  یا فرض کنید می­خواهید دعوتنامه­هایی را به 100 نفر بفرستید و روی پاکت نامه آدرس­های مختلفی را در کنار یک سری داده یکسان برای همه پاکت­ها تایپ کنید.  خوب چه می­کنید؟

من تا چند وقت پیش یک متن اصلی را تهیه می­کردم بعد مثلاً در 100 صفحه کپی می­کردم و بعد یکی یکی جاخالی­ها را تایپ می­کردم.  یا اینکه یک متن اصلی تهیه می­کردم، به تعداد لازم پرینت یا کپی می­کردم و بعد اسامی یا موارد مورد نظر را دست نویس داخل آن می­نوشتم.  مدتی است که با قابلیت فوق العاده­ای در برنامه Word آشنا شدم به نام "mail merge" یا ادغام پستی.  در این روش بخش مشترک نامه را که به آن "سند اصلی" می­گویند، تایپ می­کنیم.  نام­ها و آدرس­ها یا هر اطلاعات دیگری را که متغیر است در فایلی که به آن "منبع داده­ها" می­گویند وارد می­کنیم و ذخیره می­کنیم.  سپس برنامه Word این دو فایل را در هم ادغام می­کند و فایل نهایی را بنا به خواست شما، به صورت فایل متنی ذخیره می­کند یا با برنامهOut look  ارسال می­کند و یا فایل نهایی ادغام شده را پرینت می­کند.  فوق العاده است!  به خصوص که این کار را در مدت زمان یکی دو ثانیه انجام می­دهد و اگر افرادی که با آنها سرو کار دارید محدود یا ثابت باشند، منبع داده­هایتان را یک بار تایپ می­کنید و هر بار می­توانید از آن استفاده کنید، به این ترتیب صرفه­جویی زیادی در وقتتان می­کنید و کاری که تحویل می­دهید خیلی شکیل­تر است.

 

این هم آدرس دو تا (۱ - ۲ )سایت برای کسب اطلاعات بیشتر